COMO TORNAR AS REUNIÕES MAIS EFICAZES E PRODUTIVAS?

Tem várias reuniões marcadas todas as semanas? Mas são raras as que realmente geram resultados? Nós temos algumas dicas que o poderão ajudar a rentabilizar as reuniões! Ter um facilitador é fundamental para nos guiar e manter o foco. Uma pessoa pode ser responsável por garantir o sucesso de uma reunião, tornando-a mais eficiente. O facilitador deverá ser imparcial, não sendo a parte interessada no assunto da reunião. Algumas empresas contratam facilitadores externos, outras recorrem aos seus colaboradores, o que pode ajudar a treiná-los para reuniões mais eficientes. Antes da reunião, o facilitador prepara o material necessário e o espaço. Durante a reunião deve garantir que esta siga o rumo pretendido e no fim, deve entregar o resultado final sobre o que foi conseguido.

Ter uma agenda ou um programa é crucial. Imagine como seria uma gravação de um filme sem um roteiro ou uma peça de teatro sem guião: impossível de serem realizáveis. O mesmo acontece com as reuniões. Deve estruturar os vários pontos que quer que sejam discutidos na reunião e qual o objetivo final, não se esquecendo de uma breve introdução em que poderá apresentar o motivo da reunião ou para motivar ou criar um bom ambiente com os participantes. Quantas reuniões já teve, em que nada se decidiu e não houve nenhum resultado efetivo?

Por fim, estar atento ao relógio ajuda-o a manter o foco durante um determinado período de tempo, pois sabe que depois da hora marcada não terá mais oportunidade de falar com as pessoas com quem se está a reunir. Uma boa reunião não deverá ultrapassar as duas horas. Todavia, dependendo do objetivo, reuniões intensivas que durem mais tempo poderão ser muito vantajosas. Nesta última situação, o facilitador deve estar muito bem preparado.